Проверьте здоровье Вашей компании, сделайте анализ загруженности сотрудников!

Современные офисы компаний зависимы от компьютеров и других технических устройств, но человек всё ещё является основным и самым ценным ресурсом для Вашей компании, который может, как двигать вас вперёд, так и тянуть ко дну. И далеко не все организации понимают, каковы их резервы именно в области рационального использования одного из важных ресурсов человека- времени. 

      Время, которое Ваши сотрудники тратят в течение дня, является едва ли не самым наглядным показателем здоровья Вашей компании. Так уж вышло, что современные работники офиса используют время не только на выполнение задач, они также:

    
        общаются друг с другом; выходят на перекур;
    
        делают кофе или чай;
    
        проводят время в социальных сетях.


     Однако не стоит торопиться и вводить запреты на отвлечение от выполнения задач - мы не роботы, поэтому необходимо иногда выключаться из рабочего процесса. Однако понять это можно только на основании объективных данных.

    Один из залогов эффективности работы сотрудников — это правильное распределение рабочего времени.

    От рационального использования рабочего времени зависит эффективность работы компании и выполнение экономических показателей. Следует отметить, что анализ использования рабочего времени играет одну из важнейших ролей в аналитической работе компании.

    Согласно трудовому кодексу Российской Федерации [1,с.53] «рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а так же иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени».

    Существует несколько методов, чтобы понять, как и на что работники тратят свое время.

      Фотография рабочего времени (ФРВ) по-прежнему остается одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени, а также разработки отдельных видов норм труда. Освоение метода ФРВ позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата анализом выполняемых в компании работ.

    Зачем, кому и с какой целью необходима  "Фотография рабочего времени" или как ее называют  "Фотография рабочего дня"?

    
        Для определения работников, которые  неэффективны в  использовании своего  рабочего времени
    
        Для накопления опыта наиболее ценных и эффективных сотрудников
    
        Для получения исходных цифр и материалов для выработки постоянных и временных и расчетных норм для каждой рабочей задачи
    
        Для оптимизации бизнес-процессов в компании 
    
        Для нормирования 
    
        ФРВ применяется у тех сотрудников с невысокой отдачей и  плохой эффективностью, с целью повышения отдачи за счет обоснования измеренными нормами. 
    
        Для определения  у сотрудников основных источников потерь рабочего времени 


      В начале у работника может сложиться впечатление, что работодатель просто хочет найти, к чему придраться, фиксируя каждый его шаг. Но поверьте, если работодатель захочет придраться, он найдет гораздо менее трудоемкий и затратный способ это сделать. Обычно фотография рабочего времени используется для нормирования труда или повышения его производительности. Она позволяет оценить объективную занятость сотрудников. Можно использовать ее и при аттестации.

    Обычно фиксируют не один отдельно взятый день, а каждый рабочий день в течение 1-2 недель — только так можно получить объективную картину расходования рабочего времени.

      Фотография рабочего дня может быть индивидуальной, групповой и бригадной, в зависимости от количества наблюдаемых сотрудников. Соответственно, анализируя полученные результаты, можно оптимизировать работу отдельных сотрудников (скажем, найти помощника или наоборот, добавить должностных обязанностей) или целых рабочих групп и отделов. Конечно, по итогам исследования случаются и увольнения, но для этого нужно быть совсем уж бездельником.

    Пример из практики:

    При анализе работ, в компании, предоставляющий услуги по IT-аутсорсингу, было обнаружено, что высококвалифицированный сотрудник занимался, по-сути диспечирезацией.

    В компанию приняли на эту должность сотрудника с более низкой квалификацией и соответственно с меньшей оплатой труда.

      Есть три основных метода проведения исследования загруженности  персонала: класичесская фотография рабочего дня, фотофотография, метод моментных наблюдений и самофотография. У каждого метода есть и свои преимущества, и свои недостатки. Методы, в которых задействованы наблюдатели, более объективны. Но сотрудник может очень нервничать при наблюдателе и работать хуже и медленнее. К тому же, оплата труда наблюдателя — это дополнительные затраты. Самофотография более комфортна для сотрудника, но руководству приходится полагаться на его честность. Кроме того, результаты могут быть искажены потому, что на фиксирование также тратится рабочее время.

      Полученные во время исследования данные обрабатываются и анализируется. Становится понятно, сколько времени сотрудник тратит на выполнение того или иного рода обязанностей. В итоге можно сделать выводы об эффективности сотрудника (группы сотрудников, подразделения) и сформулировать рекомендации по оптимизации не только организации самого труда, но и построения оплаты труда. Они могут касаться не только сотрудников, но и оборудования. Бывает ведь так, что низкая производительность обусловлена не ленью или несобранностью, а постоянно зависающим компьютером.

      Проведя анализ загруженности – Вы точно определите, нужны Вам дополнительные сотрудники в штат или есть возможность просто оптимизировать работу существующих сотрудников.

    После проведения анализа загруженности и оптимизации работы отдела очень важно закрепить все найденные решения в должностных инструкциях, положении об отделе, других внутрифирменных стандартах.