+
Представьте ситуацию: бухгалтерия работает безупречно — налоги уплачены, отчеты сданы вовремя, проводки не вызывают вопросов. Но при проверке контролирующие органы обнаруживают расхождения в кадровых сведениях, и компания получает требования о пояснениях, штрафы или ограничения по отчетности. Причиной может стать даже одно неправильно оформленное заявление сотрудника по электронной трудовой книжке (ЭТК).
Многие руководители до сих пор воспринимают ЭТК как простую замену бумажной трудовой книжки. На практике это уже полноценная часть цифрового кадрового учета, связанная с данными СФР и другими государственными системами. Любая неточность в документах или передаче сведений способна привести к расхождениям в отчетности.
Почему ошибки по ЭТК становятся проблемой для бизнеса
Если сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, работодатель обязан корректно оформить и передать сведения в СФР.
Ошибки возникают чаще всего в трех ситуациях:
-
Заявление сотрудника оформлено с ошибками или отсутствует дата.
-
По работнику не были своевременно переданы сведения после приема на работу.
-
Документы потерялись при переводе между подразделениями или филиалами.
В результате возникают расхождения между кадровыми документами компании и данными государственных систем. Это может привести к запросам пояснений, необходимости корректировать отчетность и административным штрафам.
Особенно важно учитывать, что с 2023 года форма СЗВ-ТД отменена, а сведения о кадровых мероприятиях передаются в составе формы ЕФС-1. Именно поэтому использование устаревших форм и терминов становится дополнительным источником рисков.
Как кадровые ошибки влияют на отчетность
Некорректные данные по ЭТК могут затронуть сразу несколько процессов:
-
Сдачу отчетности в СФР.
-
Подтверждение трудового стажа сотрудников.
-
Участие компании в тендерах и госконтрактах.
-
Внутренние проверки и аудиты.
Если в системе отсутствуют или расходятся сведения по сотруднику, компании приходится оперативно готовить пояснения и исправлять данные. При большом количестве работников даже несколько ошибок способны создать серьезную нагрузку на бухгалтерию и кадровую службу.
Как быстро проверить кадровые документы
Провести базовую проверку можно самостоятельно за короткое время. Для этого достаточно:
1. Проверить наличие заявлений о выборе формата трудовой книжки у всех сотрудников.
2. Сверить кадровые сведения в учетной системе с данными, переданными в ЕФС-1.
3. Убедиться, что по каждому сотруднику корректно отражен статус ведения трудовой книжки.
4. Проверить наличие оригиналов документов и электронных копий.
Такая проверка помогает заранее выявить расхождения и избежать проблем при проверках.
Почему бизнес передает кадровый учет на аутсорсинг
Малому и среднему бизнесу все сложнее самостоятельно отслеживать изменения в законодательстве и формах отчетности. Ошибки в документах могут дорого обойтись компании — не только в виде штрафов, но и потери времени на исправления и взаимодействие с контролирующими органами.
ООО «Скай Лайн Консалтинг» проводит комплексную проверку кадрового учета, помогает выявить ошибки по ЭТК и привести документацию в соответствие с актуальными требованиями. Специалисты компании выстраивают систему таким образом, чтобы минимизировать риски и обеспечить корректную работу с отчетностью в будущем.