+
Многие руководители уверены: если зарплата начисляется вовремя, а сотрудники получают выплаты без задержек, значит с кадровым учетом все в порядке. На практике основные проблемы возникают не в расчетах, а отчетности и документах. Именно здесь чаще всего выявляются ошибки при проверках СФР и налоговых органов.
При этом часть рисков появляется из-за использования устаревших форм отчетности или некорректного ведения кадровых процессов. Например, формы отчетов СЗВ-М и СЗВ-ТД уже отменены, а сведения передаются в составе формы ЕФС-1. Поэтому компании, которые продолжают ориентироваться на старые схемы учета, автоматически попадают в зону риска.
Какие ошибки встречаются чаще всего
Наиболее распространенные проблемы связаны с несвоевременной передачей сведений и расхождениями между внутренними документами компании и данными, отправленными в СФР.
Чаще всего выявляются:
-
Ошибки в датах приема, перевода или увольнения сотрудников.
-
Несвоевременная подача сведений о кадровых мероприятиях.
-
Отсутствие подтверждающих документов по отпускам и пособиям.
-
Расхождения между кадровым учетом и расчетом страховых взносов.
-
Некорректное оформление изменений должности или условий труда.
Даже небольшая неточность может привести к необходимости корректировать отчетность, готовить пояснения и повторно отправлять сведения.
Почему важно регулярно проверять кадровый учет
Большинство ошибок накапливаются постепенно, особенно, если кадровик совмещает несколько функций или часть процессов ведется вручную. В результате проблемы обнаруживаются только во время проверки или при обращении сотрудника за пособием, подтверждением стажа или пенсией.
Регулярный внутренний аудит помогает:
-
Выявить расхождения в кадровом учете до момента начала проверки со стороны государственных органов.
-
Проверить корректность сведений, переданных в составе формы в ЕФС-1.
-
Убедиться в наличии обязательных документов.
-
Снизить риск штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.
Особенно важно проверять такие кадровые мероприятия как, отпуска по уходу за ребенком, листы нетрудоспособности и переводы сотрудников внутри компании.
Что можно проверить самостоятельно
Базовую проверку можно провести без внешнего аудита. Для этого рекомендуется:
-
Сверить кадровые приказы с данными, переданными в ЕФС-1.
-
Проверить сроки отправки отчетности через оператора ЭДО.
-
Убедиться, что по всем сотрудникам корректно оформлены кадровые документы.
-
Проверить наличие подтверждающих документов по пособиям и отпускам.
-
Сравнить данные учета с расчетом страховых взносов.
Таким образом можно заранее выявить ошибки и избежать накопления проблем в отчетности.
Почему компании передают кадровый учет на аутсорсинг
Кадровое законодательство и требования к отчетности регулярно меняются. Малому и среднему бизнесу становится все сложнее самостоятельно отслеживать изменения и контролировать корректность документов.
ООО «Скай Лайн Консалтинг» проводит аудит кадрового учета, проверяет корректность сведений по ЕФС-1, документам и взаимодействию с СФР. Специалисты компании помогают выявить ошибки, подготовить корректировки и выстроить систему, которая снижает риски для бизнеса и позволяет спокойно проходить проверки.