Как провести аудит кадровой документации

Практика кадрового аудита.
Оформление приказа об изменении наименования подразделений.

Проводя платный аудит кадровой документации в одной юридической организации, обнаружилась следующая ситуация:
В компании было принято решение о переименовании подразделений и изменении окладов всех сотрудников. Для этого организация создала  Приказ об изменении штатного расписания, где отразила все нововведения, а с сотрудниками заключила дополнительные соглашения, в трудовые книжки внесла записи о переводе на основании приказа об изменении штатного расписания.
Вопрос: Верно, ли оформлена кадровая процедура? Какие еще документы необходимо оформить? Как исправить сложившуюся ситуацию для избежания спорных ситуаций?
Ответ:  В данном случае произошло совмещение нескольких кадровых процедур. Во- первых, это  внесение изменений в штатное расписание. Во-вторых, перевод сотрудников в другие подразделения. В-третьих, изменение размера окладов должностей.
Штатное расписание является локально-нормативным актом организации, подписывается директором и ответственными лицами, но  непосредственно не связанным с трудовой деятельностью (абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1) сотрудников. В таких случаях сотрудники не обязаны иметь доступ к данному документу. Исключение составляют случаи, когда такая обязанность работодателя предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом. 
При необходимости переименования (добавления)  подразделений или  должностей следует издать приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание. Унифицированной формы данного приказа нет, поэтому работодатель вправе ее разработать самостоятельно. Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Сотрудники с данным приказом не знакомятся.
Наименование подразделений и изменения окладов является условиями трудового договора, при которых должны быть заключены дополнительные соглашения.
На основании дополнительных соглашений должны быть созданы приказы об изменении существенных условий трудового договора с каждым сотрудником, таких как, приказ о переводе в другое подразделение и об изменении оклада. Как правило, приказ создается по унифицированной форме Т-5, (утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) или по собственно разработанной организацией форме. С данным видом приказа сотрудник знакомится, под роспись, также на основании данного приказа вносится запись в трудовую книжку.

Таким образом, кадровая процедура в данной организации оформлено некорректно. Так как при переименовании (добавлении) подразделений и при изменении окладов  должны создаваться отдельные документы по каждому сотруднику.
А именно:

Приказ об изменении штатного расписания (общий на весь численный составу)

Дополнительное соглашение

Приказ об изменении условий трудового договора   (индивидуально по каждому сотруднику)

Внесение записей в личную карточку (формы Т-2) сотруднику

Внесение записей в трудовую книжку


Решение ситуации: Для соблюдения всех норм, необходимо придерживаться порядка разработки документов с соблюдением временных сроков. При изменении существенных условий трудового договора, документы создаются за два месяца до начала введения новых изменений.
Если документы уже подписаны с сотрудниками, записи в трудовые книжки внесены, на основании приказа об изменении штатного расписания, в таком случае для устранения данного недочета необходимо сделать выписку из приказа об изменении штатного расписания  по каждому сотруднику индивидуально, и довести до сведения сотруднику под роспись, что приведет к двойной работе специалиста по кадрам.
 
Комментарии подготовил ООО «Скай Лайн Консалтинг» Главный специалист по кадровому учету Синюкова Е.М.