+
Кадровый учёт в малом бизнесе редко воспринимается как зона риска. Трудовые договоры подписаны, приказы о приёме оформлены — и внимание переключается на другие задачи. Между тем именно кадровая документация остаётся одним из наиболее уязвимых участков при проверках ГИТ. Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ начинаются от 50 000 рублей за каждое нарушение и суммируются. При плановой проверке несколько нарушений дают итоговую сумму, которая для небольшой компании оказывается чувствительной.
Откуда берутся нарушения
В небольших компаниях кадровый учёт редко ведёт отдельный специалист. Чаще это функция бухгалтера, офис-менеджера или руководителя. Документы оформляются по шаблонам, которые никто не обновлял несколько лет, а изменения в ТК РФ проходят мимо. Именно так в учёте появляются системные нарушения, которые обнаруживаются не при самопроверке, а при визите инспектора.
1. Трудовой договор подписан с опозданием
По ст. 67 ТК РФ договор должен быть оформлен не позднее трёх рабочих дней с момента фактического допуска к работе. Подписать его через неделю или месяц — нарушение, даже если сотрудник работает и получает зарплату.
2. Должность в договоре не совпадает со штатным расписанием
Расхождение в формулировках между трудовым договором и штатным расписанием — самостоятельное основание для штрафа. Инспекторы проверяют это в первую очередь.
3. Локальные акты не утверждены или не подписаны сотрудниками
Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график отпусков — каждый из этих документов обязателен. Факт ознакомления под подпись фиксируется отдельно.
4. Перевод оформлен без приказа
Изменение должности или оклада через дополнительное соглашение без приказа, либо приказ с датой позже фактического изменения условий — типичная ошибка при кадровых перестановках.
5. Нарушен порядок дисциплинарного взыскания
Взыскание без письменного объяснения сотрудника или за пределами месячного срока с момента обнаружения проступка является основанием для его отмены и штрафа на работодателя.
6. Расчётные листки не выдаются письменно
Устная информация о составе зарплаты не считается исполнением требования. Письменная форма расчётного листка обязательна по ст. 136 ТК РФ.
7. Даты выплаты зарплаты не закреплены в документах
Конкретные даты выплаты должны быть зафиксированы в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре. Размытые формулировки вроде «не позднее 10-го числа» — нарушение.
8. Не проведены обязательные медосмотры
Для сотрудников общепита, торговли и ряда производств медицинский осмотр при приёме обязателен. Его отсутствие фиксируется как нарушение охраны труда.
9. Воинский учёт не организован
С 2023 года штрафы за нарушения в этой части существенно выросли. В 2026 году требования сохраняются: журналы, карточки, уведомления в военкомат — всё это проверяется отдельно.
10. Отсутствует приказ о ненормированном рабочем дне
Если в договоре прописано условие о ненормированном графике, соответствующий приказ и перечень должностей обязательны. Без них условие договора не имеет юридической силы.
Когда стоит провести проверку
Кадровый аудит имеет смысл проводить не реже раза в год, а также при любых структурных изменениях: первый найм, смена руководителя, расширение штата. Самостоятельная проверка по чеклисту выявляет очевидные пробелы. Системные нарушения, как правило, требуют взгляда специалиста с практическим опытом работы с проверяющими органами.
ООО «Скай Лайн Консалтинг» проводит кадровый аудит и ведёт кадровый учёт для компаний малого и среднего бизнеса. Выявляет нарушения до проверки, приводит документацию в соответствие с актуальным законодательством, фиксирует ответственность в договоре.