+
С чем связано такое требование чиновников?
Отметка о предрейсовом и медицинском осмотре обязательна. Нормами статьи 23 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» определена обязанность всех организаций и ИП, осуществляющих автоперевозки, проводить обязательные:
- предсменные медицинские осмотры;
- предрейсовые медицинские осмотры;
- предрейсовый (технический) контроль транспортного средства.
Порядок их проведения установлен приказом Минздрава РФ от 15.12.14 № 835н, все они проводятся перед началом рабочего дня, смены, рейса. Это значит, что каждый раз перед выездом автомобиля в рейс необходимо проверить техническое состояние самого автомобиля и состояние здоровья водителя, в том числе на наличие признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения. Именно это и называется комплексным предрейсовым контролем. О том, что он проведен, должна быть поставлена специальная отметка в путевом листе, а точнее, даже 2 таких отметки:
1. О дате и времени проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя - делает и заверяет медицинский работник подписью и расшифровкой и штампом.
2. О дате и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства - делает и заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов механик-контролер технического состояния автотранспортных средств.
При этом нормы законодательства предписывают проводить предрейсовый контроль автотранспорта ежедневно до выезда автомобиля с места постоянной стоянки (из гаража). Аналогичное требование существует для предрейсового медосмотра водителя. Перед тем как приступить к работе, он должен получить на это разрешение от Медицинского работника. Минтранс в своем письме подчеркивает, что оформлять путевой лист с соответствующими отметками о прохождении медосмотра и контроля технического состояния автомобиля нужно каждый раз до выезда в рейс. То есть если форма путевки не позволяет ставить отметки на несколько рейсов, то на новый рейс нужно оформлять новую путевку. При этом если один рейс транспортного средства длится несколько дней, то в нем должны быть всего две отметки о медосмотре и техосмотре, осуществленных перед выездом.
Кто и в каких случаях составляет путевые листы
Компаниям безопаснее оформлять путевые листы независимо от того, кому принадлежит автомобиль. Будь то собственный транспорт, арендованный или личный автомобиль сотрудника.
Собственный автомобиль. Компании оформляют путевые листы при каждом выезде. Даже если не оказывают услуги по перевозке, а используют транспорт для своих нужд. К примеру, для поездок в банк, на склад, к покупателям. Предприниматели, которые используют свою машину в предпринимательских целях, тоже заполняют путевые листы (п.9 Порядка, утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Арендованный транспорт. Компания обязана оформлять путевые листы не только на собственные машины, но и арендованные. Например, по договорам аренды и лизинга. Действуйте по таким же правилам, как в случае с собственным автомобилем.
Личная машина сотрудника. Споры возникают, когда компания не оформляет путевые листы на личные автомобили сотрудников. Аргументируют это тем, что автомобиль не имеет отношения к компании. Минтранс устно подтвердил, что согласен с таким подходом. Ведь договора, по которому машина переходит к компании во временное или постоянные владения, нет. А физические лица, за исключением ИП, путевые листы вправе не оформлять. Но чиновники с таким подходом не согласны. Именно путевые листы доказывают, что сотрудник использовал автомобиль в служебных целях. Без путевого листа проверяющие усомнятся в том, что цель поездки деловая. Исключат расходы на ГСМ и доначислят налог на прибыль (письмо Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/139406). Кроме того, могут начислить НДФЛ и взносы на компенсацию, которую компания выплатила сотруднику.
Три признака, по которым налоговики вычисляют фиктивные путевые листы.
1. Водитель, которого вписали в путевой лист, в это время был в другой поездке или в отпуске.
2. Не сходится время работы автомобиля и пройденное расстояние. К примеру, за 4 часа 1000 км.
3. Автомобиль, который указали в путевом листе, находился на ремонте или в другой поездке.
Составляйте путевые листы по правилам Минтранса. Это самый безопасный вариант. Если решили выписывать путевой лист на несколько дней - ставьте отметки об осмотрах возле каждого рейса. Кроме проверки ФНС сверит расходы топлива и расстояние, которое преодолел водитель. Если решат, что путевой лист фиктивный, снимут расходы, доначислят налог на прибыль, штрафы и пени.