Журнал "Деловой квартал". Рубрика "Бизнес" 30.04.2020г

Прием дистанционного работника, если организация продолжает работу в период с 30 марта по настоящее время года, производится в общем порядке при личном присутствии в офисе кадрового работника и сотрудника.

Если организации не работает в офисе в период с 30 марта по 11 мая 2020 года, но фактически организация продолжают работать удаленно, то оформление сотрудников производится сразу на дистанционную работу. Для этого необходимо заключение трудового договора и оформление приказа о приеме на работу (ст. 56, 68 ТК).

I.Предъявление документов

II.Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

1) Важные условия трудового договора о дистанционной работе

2) Вид работы – дистанционный

3) Место работы прописывается адрес по прописке или иной адрес

4) Режим работы аналогичен, как если бы работник находился в офисе.

5) Несмотря на то, что дистанционный работник может сам решать, когда ему работать, в договоре могут содержаться требования о присутствии на рабочем месте в определенное время. В этом случае данному требованию работник обязан подчиняться.

6) Условия оплаты и наличие компенсационных выплат. Обычно, для дистанционных работников устанавливают сдельную зарплату. Может устанавливаться дополнительная компенсация за использование оборудования, например, оплата доступа в интернет или техники (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Прописывается порядок обмена документами, фиксируются адреса электронной почты.

Есть 2 варианта как подписывать кадровые документы с дистанционными работниками.

Первый вариант: обменивайтесь электронными документами. Сделать это можно, только если у работодателя и самого сотрудника есть электронная цифровая подпись. Если подписи есть, то работодатель может по электронной почте направлять сотруднику все кадровые документы: трудовой договор, приказы, уведомления, локальные акты и другие документы. Сотрудник также вправе направлять все документы работодателю по электронной почте, в том числе документы, необходимые при приеме на работу, заявления, объяснительные, подписанный трудовой договор и т.д. При таком способе можно точно соблюдать сроки и экономить на почтовых расходах.

Второй вариант: обменивайтесь документами по почте. Если используете этот способ, то отправляйте оригиналы всех кадровых документов сотруднику почтой заказным письмом с уведомлением о вручении. Сотрудник будет их подписывать и отправлять оригиналы обратно также почтой. При таком способе возникает риск нарушить сроки, чтобы ознакомить сотрудника с документами.

7) О порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2);

Обеспечение средствами и оборудованием для работы. Если работодатель предоставляет технику, доступ в программы, то информация об этом должна быть в документе. Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, принтером, факсом, телефонной связью, средствами доступа к интернету.

8) Сроки выполнения работы и предоставления результатов, сроки и формат отчетности, особенности организации труда. Например, CRM-системы, где фиксируются задачи, сроки их выполнения и т.д. (ч. 1 ст. 312.3).

9) О порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2); Трудовая книжка для внесения записи о работе предоставляется по договоренности. Если трудовой договор заключается впервые, то трудовая книжка может не заводиться. Если работник хочет, чтобы запись в трудовую была сделана, то он предоставляет книжку лично или почтовым отправлением с уведомлением.