Изменения порядка ведения кассовых операций с 19 августа 2017 года

Зачем потребовались изменения:
 Для того, что бы приход и расход средств, сверять с передаваемыми в ИФНС онлайн данными. Данный проект уточняется  порядком оформления приходного кассового ордера, а также расходного кассового ордера  на общую сумму принятых, выданных наличных денег при применении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники.

    
        Деньги можно выдать наличными и переводом на карту

Деньги под отчет можно выдавать любым способом — наличными или перечислить на карту (зарплатную или корпоративную). Но порядок выдачи подотчетных денег на личные карты безопаснее прописать в учетной политике.  А при заполнении поручения в назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные. Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала — под отчет, зарплату, дивиденды.

    
        Форма заявления зависит от способа выдачи подотчетных

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором требуется зафиксировать необходимую сумму,  и указать на какие цели она будет потрачена. Это следует из пункта 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У. Но, благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2017 года  организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа – произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У (в новой редакции).

    
        Заявление на подотчет обязательно для всех работников

 
Заявление о выдаче денег под отчет обязательно для всех получателей, включая директора (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Но стандартную формулировку можно немного изменить, чтобы оно не выглядело так, как будто директор разрешил выдать деньги самому себе. В правом верхнем углу вместо фразы «Директору ООО «Компания» Иванову А.Ю." можно написать, к примеру, просто «В ООО „Компания“». А вместо формулировки «Прошу выдать» использовать фразу «Необходимо выдать». Подпись руководителя под заявлением сама по себе будет разрешающей.
 

    
        Какие вопросы могут возникнуть у налоговой

 
Если компания выдаст деньги из кассы без заявления, то налоговики считают это нарушением кассового порядка. Нет заявлений, то нет и самих подотчетных. Значит, их сумму надо прибавить к остатку по кассовой книге. Если полученное сальдо выше лимита, значит, он превышен. За это инспекторы штрафуют до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Правда, многие судьи уверены, то отсутствие заявления — это лишь нарушение порядка выдачи наличных, а не ведения кассовых операций. За такие действия штраф не установлен.
Если не будет заявления на выдачу средств на зарплатные карты, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы. А с них потребовать НДФЛ. У работников стоит брать заявление, если они тратят свои деньги, а потом просят их возместить. Но в заявлении не надо писать, что это подотчетные.
 
Образец заявления.

    
        
            
                
                    
                        
                            
                                Директору
                                ООО «Ромашка»
                                А.С. Иванову
                                от менеджера
                                К.Е. Петрова
                        
                    
                
                
                     
                 
                 
                ЗАЯВЛЕНИЕ
                 
                Прошу выдать мне денежные средства под отчет на покупку канцелярских принадлежностей в сумме  7 (Семь тысяч) рублей сроком 10(десять)  календарных дней.
                Деньги прошу (наличными или перечислить на карту)
                 
                
                    
                        
                            
                                № п/п
                            
                                Цели получения аванса
                            
                                Сумма, руб.
                        
                        
                            
                                1
                            
                                Бумага офисная, 40 пачек
                            
                                5000-00
                        
                        
                            
                                2
                            
                                Калькулятор, 3 шт.
                            
                                1000-00
                        
                        
                            
                                3
                            
                                Письменные принадлежности (ручки, карандаши)
                            
                                300-00
                        
                        
                            
                                4
                            
                                Ножницы, 4 шт.
                            
                                700-00
                        
                        
                            
                                 
                            
                                Итого:
                            
                                7000-00
                        
                    
                
                 
                14.06.2017                                     _________________                   К.Е. Петрова
                 
                Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
                задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.
                 
                Бухгалтер                                  _________________                      А.С. Сидорова
                 
                 
                Директор                                    _________________                      А.С. Иванов
                 
                14.06.2017
                 
                _____________________________________________
                [1] Назначение аванса: Укажите, на  что потратите деньги.
                 Сумма: Напишите, какая сумма вам нужна.
                 Срок: Укажите срок, на который берете деньги.
                 Как выдать: Напишите о своем выборе, как бы вы хотели получить деньги.
                Так же вы можете указать или перечислить товар, который покупаете.