Применение нормирования труда для разработки KPI бухгалтеров аутсорсинговой компании

В нашу компанию обратился Клиент с просьбой оценки эффективности работы его бухгалтерского отдела и определения необходимой численности бухгалтеров. Так же разработать систему вознаграждения сотрудников, которая стимулировала бы увеличение объемов работ.
 
  Перед нами встала задача произвести нормативы трудозатрат отдела бухгалтерии нашего клиента и разработка такой системы вознаграждения сотрудников бухгалтерского отдела понадобилась организация по нормированию труда работников в Новосибирске, которая стимулировала бы увеличение объемов работ.
 
  Любой руководитель постоянно сталкивается с необходимостью оценить загруженность персонала, нередко считают, что в бухгалтерской службе слишком много сотрудников, и не понимают, чем они занимаются. В свою очередь главному бухгалтеру приходится обосновывать увеличение или уменьшение штата. Каковы же могут быть наглядные аргументы, свидетельствующие о нехватке или переизбытке сотрудников, и как подсчитать оптимальное количество человек?
 
  Для оценки эффективности работы бухгалтерии и определения необходимой численности персонала деятельность бухгалтеров нужно оценивать. Для этого необходим обоснованный подход, в частности нормированный процесс в бухгалтерской службе, определение нормативов и последующая оптимизация деятельности. Одним из инструментов оценки эффективности работы, является –нормирование. Нормативы трудозатрат- необходимое количество сотрудников компании для получения одной единицы результатов работы.

  А для того, чтобы сделать работу сотрудников более результативной, можно установить для них определённые показатели  (так называемые KPI), достижение которых влияет на размер премии. Установить KPI можно практически для любой должности, для этого подойдут любые показатели, которые можно измерить и подсчитать и которые влияют на общий результат работы. Более подробно разберем на примере.


Шаг №1: Определили структуру рабочего времени бухгалтеров

  С помощью одного из методов изучения затрат времени, а именно фотографии рабочего времени мы провели анализ структуры рабочего времени бухгалтеров, выявили факторы влияющие на работу бухгалтеров. И в результате определили виды работ с наибольшим коэффициентом затрат, загруженность бухгалтеров.
Рис 1. Структура рабочего времени бухгалтера




Основную часть работы у бухгалтеров занимает оперативная работа-  это время выполнения основных функций, как показано на Рисунке 2.
 
 
 
Рис 2. Структура времени оперативной работы бухгалтера по ее видам





Таким образом мы получаем загрузку в среднем на каждого сотрудника. Определив долю времени со значительным весом – оперативная работа по обработке первичной документации, были выделены работы для измерения продолжительности и разработки норм времени.
 

Шаг№2: Выполнили хронометраж отдельных работ

Далее для более трудозатратных видов работ, таких как расчет заработной платы и внесения первичной бухгалтерской информации в базу 1С, провели отдельные хронометражи, в результате получили нормы времени по видам работ.
В итоге





Ф.И.О. сотрудника

Расчет заработной платы

Внесение первичной бухгалтерской информации в базы 1С



норматив

факт

норматив

факт



Бухгалтер 1

3,42 мин (на 1 человека)

4,72 мин  (на 1 человека)

0,44 мин  (на 1 позицию)

0,74 мин(на 1 позицию)



Бухгалтер 2

-

-

0,44 мин    (на 1 позицию)

0,89 мин (на 1 позицию)



Бухгалтер 3

-

-

0,44 мин    (на 1 позицию)

0,78 мин (на 1 позицию)






 Получив результаты, сделали вывод о необходимости повышения производительности труда. Главной причиной непроизводительного труда была медленная работа программы 1С:Бухгалтерия. Таким образом, в ходе работ по нормированию и разработке показателей эффективности были выявлены «узкие» места в организации труда, что послужило фактором для технической модернизации.

Шаг№3: Построили систему грейдов для клиентов
Для дальнейшей работы было необходимо как-то разграничить клиентов по сложности работы с ними. Для этого была разработана система грейдов, которая учитывала все параметры:


 
Для каждого параметра проставлялась оценка грейдов, и в итоге мы получали общую сумму грейдов по каждому Клиенту.

Так же были разработаны грейды и для расчета заработной платы



Теперь каждый клиент при заключении договора на обслуживание получал свои коэффициент по расчету заработной платы и ведению бухгалтерского учета.

Шаг№4: Разработали плановые показатели KPI

 
Далее была проделана большая работа


по сбору статистических данных, сколько и у каких клиентов, обрабатывается документов

сопоставлено время на обработку документации и объема обрабатываемой документации

сколько и каких клиентов может обслужить бухгалтер

какие факторы можно улучшить, чтобы повысить производительность.

В итоге проделанной работы были разработаны два показателя KPI и коэффициенты перевода в баллы, в зависимости от сложности ведения бухгалтерского учета и расчета заработной платы:


Количество операций  - исчисления в баллах

Количество сотрудников по расчету заработной платы - исчисления в баллах.



Данные показатели были выбраны еще из-за того, что сбор информации для их оценки можно полностью автоматизировать, сделав небольшие внешние отчеты для 1С:Бухгалтерии.


Какие мы получили результаты:
 


Показатели эффективности помогут учитывать разный КПД сотрудников, ведь при одинаковом окладе и одной и той же должности люди будут получать разную премию, которая зависит напрямую от качества их работы.

По своей сути каждый сотрудник может легко оценить уровень своей заработной платы, зная плановые показатели на месяц.

При появлении новых клиентов, не возникнет вопрос о том, кто возьмет его на обслуживание, так как каждый бухгалтер заинтересован в увеличении объемов своей работы, причем оценивает сам взять меньше клиентов, но с большим коэффициентом (т.е. более сложного по ведению) или больше, но «простых» клиентов.

У главного бухгалтера появился механизм оценки необходимости привлечения новых сотрудников, при увеличении объемов работы.